Luis Alberto Bustamante Robin; Jose Guillermo Gonzalez Cornejo; Jennifer Angelica Ponce Ponce; Francia Carolina Vera Valdes; Carolina Ivonne Reyes Candia; Mario Alberto Correa Manríquez; Enrique Alejandro Valenzuela Erazo; Gardo Francisco Valencia Avaria; Alvaro Gonzalo Andaur Medina; Carla Veronica Barrientos Melendez; Luis Alberto Cortes Aguilera; Ricardo Adolfo Price Toro; Julio César Gil Saladrina; Ivette Renee Mourguet Besoain; Marcelo Andres Oyarse Reyes; Franco Gonzalez Fortunatti; Katherine Alejandra Del Carmen Lafoy Guzmán
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(o simplemente apostilla, también en francés: apostille, "nota" o "anotación") es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado. Físicamente consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Fue introducido como método alternativo a la legalización por la Convenio de La Haya (también conocida como Convención de La Haya o Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado), de fecha 5 de octubre de 1961.
Documentos que se consideran públicos
Se consideran públicos:
Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculados a una jurisdicción del Estado, incluidos los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
Los documentos administrativos;
Los documentos notariales y los emitidos por corredor público;
Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Por el contrario, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:
Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o agentes consulares;
Los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Legalización de documentos y sistema de la apostilla
Con el término “legalización” se denomina el proceso por el cual un instrumento o documento, normalmente público u oficial, otorgado en un país, puede ser reconocido y tener la misma fuerza probatoria en otro. Nuestro Código Civil (Chile) para dar efectos a instrumentos públicos otorgados en el extranjero distinguió entre forma y autenticidad. La forma, esto es, las solemnidades externas, se rige por la ley del país en que fueron otorgados. La autenticidad, es decir, el hecho de haber sido realmente otorgados y autorizados por las personas y de la manera que en los tales instrumentos se expresa, se prueba conforme a lo que establezca el Código de Procedimiento Civil (art. 17 del Código Civil).
El Código de Procedimiento Civil, en su art. 345, acogió el sistema usual de “cadena de firmas”, que es el trámite que hoy en día se utiliza para la legalización de los documentos.
Ejemplos
Así, si se otorga un mandato notarial en Perú, deberá autentificarse la firma del notario ante el Colegio de Notarios al que pertenece, la de éste ante al Ministerio de Relaciones Exteriores peruano, la de éste ante un Cónsul chileno en ese país, y finalmente la de este funcionario diplomático ante el Ministerio de Relaciones Exteriores chileno.
A la inversa, si un chileno desea hacer valer en España el grado de licenciado otorgado por una Universidad chilena, deberá pedir un certificado del grado firmado por el ministro de fe de la institución (normalmente su Secretario General), esa firma debe ser autenticada por el Ministerio de Educación; la firma del funcionario del Ministerio de Educación debe ser refrendada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y la de éste por un Cónsul de España en Chile; la firma del Cónsul finalmente tendrá que ser validada por el Ministerio de Relaciones Exteriores español.
Comentario.
El sistema de la legalización por cadena de firmas, aparte de engorroso y burocrático, es oneroso tanto en dinero como en tiempo y no se ajusta a las necesidades de las actuales formas de relaciones entre ciudadanos de diversos países. Por eso ya en 1961 se aprobó en La Haya la “Convención que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros”, llamada en forma abreviada “Convención de la Apostilla”, porque sustituye el sistema de cadena de firmas por una sola nota de certificación añadida al documento que se denomina en francés “apostille, expresión que traducida al español ha quedado como “apostilla (Texto de la Convención).
La idea es que todos los países que ratifican o se adhieren a esta Convención se comprometen a reconocer y a entregar esa única certificación para documentos públicos, con un contenido prestablecido de pocos pero esenciales datos, y que es emitida por las autoridades que cada Estado define y comunica al Ministerio de Relaciones Exteriores de Países Bajos (Holanda).
Sólo en agosto de 2012 el Congreso chileno, a propuesta del Ejecutivo, aprobó la Convención, fue sancionada, promulgada, y publicada en 2016.
La ley no suprime el sistema de la legalización, ya que éste seguirá ocupándose si el país extranjero no forma parte de la Convención o cuando se trate de documentos que ésta no cubre. El sistema de la apostilla se agrega como alternativa y por eso se añade un art. 345 bis al Código de Procedimiento Civil.
Sistema de apostillas
La nueva norma dispone, en PRIMER lugar, que los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de éstos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento (art. 345 bis inc. 1º CPC). A su vez, una modificación al Código Orgánico de Tribunales aclara que los instrumentos apostillados no necesitan ser protocolizados para adquirir el valor de instrumentos públicos (art. 420 Nº 5 COT).
Si se trata de documentos privados que han sido objeto de certificaciones oficiales, se establece que éstas podrán ser legalizadas por el sistema tradicional o por medio de apostilla. Pero en tales casos la legalización o apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, pero no concederá al instrumento el carácter de público (art. 345 bis inc. 2º CPC).
Finalmente, se reitera lo dispuesto en la Convención (art. 1) de que no podrá otorgarse apostillas respecto de documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares o documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera (art. 345 bis inc. 3º CPC).
La apostilla da fe de sí misma, ya que no requiere certificación de ninguna especie para ser considerada auténtica (art. 420 Nº 5 COT). Entendemos que ello no empece a que pueda restarse validez o eficacia a una apostilla que no haya sido otorgada por la autoridad competente del país de que se trata o que haya sido consignada sin cumplir con los requisitos formales exigidos por la Convención. Igualmente, debe señalarse que la apostilla se limita dar fe de “la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido”(art. 3 de la Convención).
El resto de las disposiciones de la Ley Nº 20.711 se dedica a modificar distintos cuerpos legales para indicar qué autoridades estarán en Chile facultadas para colocar apostillas a instrumentos públicos o privados chilenos que puedan requerirse para hacerlos valer en el extranjero. Se encarga a un Reglamento el funcionamiento de un registro de apostillas y también la posibilidad de que dicha certificación se provea de manera electrónica o digital (e-app).
Sin duda se trata de una modernización bienvenida, que pone a nuestro país a tono con lo que ya es usual en otras naciones que desde hace tiempo han comprobado las bondades del modelo de autentificación de la apostilla: España, Argentina, Perú, República Dominicana, Colombia y Costa Rica, han acogido el sistema, incluso en su versión electrónica.
LEY NÚM. 20.711
IMPLEMENTA LA CONVENCIÓN DE LA HAYA QUE SUPRIME LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS (CONVENCIÓN DE LA APOSTILLA), ADOPTADA EL 5 DE OCTUBRE DE 1961 EN LA HAYA, PAÍSES BAJOS
Teniendo presente que el H. Congreso Nacional ha dado su aprobación al siguiente
Proyecto de ley:
.....
Artículo 7°.- El Ministerio de Relaciones Exteriores estará facultado para otorgar apostillas, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, respecto de instrumentos emitidos por cualquier autoridad, y que se autentiquen mediante este sistema.
Artículo 8°.- Mediante decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores, suscrito por el Ministro de Justicia, se dictará un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas en conformidad a lo establecido en la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
El otorgamiento de apostillas se realizará electrónicamente, por aquellas autoridades u órganos públicos que esta ley faculta para ello, y que se encuentren registrados y hayan validado sus firmas en la forma que establezca el reglamento.
Artículo 9°.- Créase un Sistema Electrónico Único de Apostillas, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que se tramitarán y guardarán en forma centralizada y en línea todas las apostillas emitidas, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, por las autoridades u organismos públicos competentes en el país.
El reglamento determinará la forma de organización del sistema electrónico, el que deberá dejar constancia, a lo menos, del número y fecha de la apostilla, el nombre y calidad jurídica del signatario del documento público autenticado mediante este sistema, y la imagen de la apostilla emitida.
Artículo 10.- El reglamento, en observancia a las directrices entregadas por la Convención, determinará la forma y modalidad del otorgamiento de la apostilla electrónica, así como la obtención de copias del documento cuya autenticación sea emitida mediante este sistema.".
Tratado
Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros
(hecho el 5 de octubre de 1961)
Los Estados signatarios del presente Convenio,
Deseando suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros,
Han resuelto concluir un Convenio a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes:
Artículo 1
El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales;
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:
a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Artículo 2
Cada Estado contratante eximirá de legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.
Artículo 3
La única formalidad que pueda exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la Apostilla descrita en el artículo 4, expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento.
Artículo 4
La Apostilla prevista en el artículo 3, párrafo primero, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y deberá acomodarse al modelo anejo al presente Convenio.
Sin embargo, la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deberá mencionarse en lengua francesa.
Artículo 5
La Apostilla se expedirá a petición del signatario o de cualquier portador del documento.
Debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleve.
La firma, sello o timbre que figuren sobre la Apostilla quedarán exentos de toda certificación.
Artículo 6
Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo 3.
Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades.
Artículo 7
Cada una de las autoridades designadas conforme al artículo 6 deberá llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las Apostillas expedidas, indicando:
a) el número de orden y la fecha de la Apostilla,
b) el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre.
A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deberá comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.
Artículo 8
Cuando entre dos o más Estados contratantes exista un tratado, convenio o acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificación de una firma, sello o timbre a ciertas formalidades, el presente Convenio sólo anulará dichas disposiciones si tales formalidades son más rigurosas que las previstas en los artículos 3 y 4.
Artículo 9
Cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares procedan a legalizaciones, en los casos en que el presente Convenio prevea la exención de las mismas.
Artículo 10
El presente Convenio estará abierto a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
Será ratificado, y los instrumentos de ratificación se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Artículo 11
El presente Convenio entrará en vigor a los sesenta días del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el párrafo segundo del artículo 10.
El Convenio entrará en vigor, para cada Estado signatario que lo ratifique posteriormente, a los sesenta días del depósito de su instrumento de ratificación.
Artículo 12
Cualquier Estado al que no se refiera el artículo 10, podrá adherirse al presente Convenio, una vez entrado éste en vigor en virtud del artículo 11, párrafo primero. El instrumento de adhesión se depositará en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
La adhesión sólo surtirá efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan formulado objeción en los seis meses siguientes a la recepción de la notificación a que se refiere el artículo 15, letra d). Tal objeción será notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
El Convenio entrará en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objeción a la adhesión a los sesenta días del vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el párrafo precedente.
Artículo 13
Todo Estado podrá declarar, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, que el presente Convenio se extenderá a todos los territorios de cuyas relaciones internacionales esté encargado, o a uno o más de ellos. Esta declaración surtirá efecto en el momento de la entrada en vigor del Convenio para dicho Estado.
Posteriormente, cualquier extensión de esta naturaleza se notificará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que haya firmado y ratificado el Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que se haya adherido al Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 12.
Artículo 14
El presente Convenio tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al párrafo primero del artículo 11, incluso para los Estados que lo hayan ratificado o se hayan adherido posteriormente al mismo.
Salvo denuncia, el Convenio se renovará tácitamente cada cinco años.
La denuncia deberá notificarse al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco años.
Podrá limitarse a ciertos territorios a los que se aplique el Convenio.
La denuncia sólo tendrá efecto con respecto al Estado que la haya notificado. El Convenio permanecerá en vigor para los demás Estados contratantes.
Artículo 15
El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos notificará a los Estados a que se hace referencia en el artículo 10, así como a los Estados que se hayan adherido conforme al artículo 12:
a) las notificaciones a las que se refiere el artículo 6, párrafo segundo;
b) las firmas y ratificaciones previstas en el artículo 10;
c) la fecha en la que el presente Convenio entrará en vigor conforme a lo previsto en el artículo 11, párrafo primero;
d) las adhesiones y objeciones mencionadas en el artículo 12 y la fecha en la que las adhesiones hayan de tener efecto;
e) las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que tendrán efecto;
f) las denuncias reguladas en el párrafo tercero del artículo 14.
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman el presente Convenio.
Hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en francés e inglés, haciendo fe el texto francés en caso de divergencia entre ambos textos, en un solo ejemplar, que deberá depositarse en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del que se remitirá por vía diplomática una copia auténtica, a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y también a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.
Documentos que se consideran públicos
Se consideran públicos:
Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculados a una jurisdicción del Estado, incluidos los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
Los documentos administrativos;
Los documentos notariales y los emitidos por corredor público;
Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Por el contrario, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:
Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o agentes consulares;
Los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Legalización de documentos y sistema de la apostilla
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Con el término “legalización” se denomina el proceso por el cual un instrumento o documento, normalmente público u oficial, otorgado en un país, puede ser reconocido y tener la misma fuerza probatoria en otro. Nuestro Código Civil (Chile) para dar efectos a instrumentos públicos otorgados en el extranjero distinguió entre forma y autenticidad. La forma, esto es, las solemnidades externas, se rige por la ley del país en que fueron otorgados. La autenticidad, es decir, el hecho de haber sido realmente otorgados y autorizados por las personas y de la manera que en los tales instrumentos se expresa, se prueba conforme a lo que establezca el Código de Procedimiento Civil (art. 17 del Código Civil).
El Código de Procedimiento Civil, en su art. 345, acogió el sistema usual de “cadena de firmas”, que es el trámite que hoy en día se utiliza para la legalización de los documentos.
Ejemplos
Así, si se otorga un mandato notarial en Perú, deberá autentificarse la firma del notario ante el Colegio de Notarios al que pertenece, la de éste ante al Ministerio de Relaciones Exteriores peruano, la de éste ante un Cónsul chileno en ese país, y finalmente la de este funcionario diplomático ante el Ministerio de Relaciones Exteriores chileno.
A la inversa, si un chileno desea hacer valer en España el grado de licenciado otorgado por una Universidad chilena, deberá pedir un certificado del grado firmado por el ministro de fe de la institución (normalmente su Secretario General), esa firma debe ser autenticada por el Ministerio de Educación; la firma del funcionario del Ministerio de Educación debe ser refrendada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y la de éste por un Cónsul de España en Chile; la firma del Cónsul finalmente tendrá que ser validada por el Ministerio de Relaciones Exteriores español.
Comentario.
El sistema de la legalización por cadena de firmas, aparte de engorroso y burocrático, es oneroso tanto en dinero como en tiempo y no se ajusta a las necesidades de las actuales formas de relaciones entre ciudadanos de diversos países. Por eso ya en 1961 se aprobó en La Haya la “Convención que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros”, llamada en forma abreviada “Convención de la Apostilla”, porque sustituye el sistema de cadena de firmas por una sola nota de certificación añadida al documento que se denomina en francés “apostille, expresión que traducida al español ha quedado como “apostilla (Texto de la Convención).
La idea es que todos los países que ratifican o se adhieren a esta Convención se comprometen a reconocer y a entregar esa única certificación para documentos públicos, con un contenido prestablecido de pocos pero esenciales datos, y que es emitida por las autoridades que cada Estado define y comunica al Ministerio de Relaciones Exteriores de Países Bajos (Holanda).
Sólo en agosto de 2012 el Congreso chileno, a propuesta del Ejecutivo, aprobó la Convención, fue sancionada, promulgada, y publicada en 2016.
La ley no suprime el sistema de la legalización, ya que éste seguirá ocupándose si el país extranjero no forma parte de la Convención o cuando se trate de documentos que ésta no cubre. El sistema de la apostilla se agrega como alternativa y por eso se añade un art. 345 bis al Código de Procedimiento Civil.
Sistema de apostillas
La nueva norma dispone, en PRIMER lugar, que los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de éstos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento (art. 345 bis inc. 1º CPC). A su vez, una modificación al Código Orgánico de Tribunales aclara que los instrumentos apostillados no necesitan ser protocolizados para adquirir el valor de instrumentos públicos (art. 420 Nº 5 COT).
Si se trata de documentos privados que han sido objeto de certificaciones oficiales, se establece que éstas podrán ser legalizadas por el sistema tradicional o por medio de apostilla. Pero en tales casos la legalización o apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, pero no concederá al instrumento el carácter de público (art. 345 bis inc. 2º CPC).
Finalmente, se reitera lo dispuesto en la Convención (art. 1) de que no podrá otorgarse apostillas respecto de documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares o documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera (art. 345 bis inc. 3º CPC).
La apostilla da fe de sí misma, ya que no requiere certificación de ninguna especie para ser considerada auténtica (art. 420 Nº 5 COT). Entendemos que ello no empece a que pueda restarse validez o eficacia a una apostilla que no haya sido otorgada por la autoridad competente del país de que se trata o que haya sido consignada sin cumplir con los requisitos formales exigidos por la Convención. Igualmente, debe señalarse que la apostilla se limita dar fe de “la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido”(art. 3 de la Convención).
El resto de las disposiciones de la Ley Nº 20.711 se dedica a modificar distintos cuerpos legales para indicar qué autoridades estarán en Chile facultadas para colocar apostillas a instrumentos públicos o privados chilenos que puedan requerirse para hacerlos valer en el extranjero. Se encarga a un Reglamento el funcionamiento de un registro de apostillas y también la posibilidad de que dicha certificación se provea de manera electrónica o digital (e-app).
Sin duda se trata de una modernización bienvenida, que pone a nuestro país a tono con lo que ya es usual en otras naciones que desde hace tiempo han comprobado las bondades del modelo de autentificación de la apostilla: España, Argentina, Perú, República Dominicana, Colombia y Costa Rica, han acogido el sistema, incluso en su versión electrónica.
LEY NÚM. 20.711
IMPLEMENTA LA CONVENCIÓN DE LA HAYA QUE SUPRIME LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS (CONVENCIÓN DE LA APOSTILLA), ADOPTADA EL 5 DE OCTUBRE DE 1961 EN LA HAYA, PAÍSES BAJOS
Teniendo presente que el H. Congreso Nacional ha dado su aprobación al siguiente
Proyecto de ley:
.....
Artículo 7°.- El Ministerio de Relaciones Exteriores estará facultado para otorgar apostillas, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, respecto de instrumentos emitidos por cualquier autoridad, y que se autentiquen mediante este sistema.
Artículo 8°.- Mediante decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores, suscrito por el Ministro de Justicia, se dictará un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas en conformidad a lo establecido en la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
El otorgamiento de apostillas se realizará electrónicamente, por aquellas autoridades u órganos públicos que esta ley faculta para ello, y que se encuentren registrados y hayan validado sus firmas en la forma que establezca el reglamento.
Artículo 9°.- Créase un Sistema Electrónico Único de Apostillas, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que se tramitarán y guardarán en forma centralizada y en línea todas las apostillas emitidas, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, por las autoridades u organismos públicos competentes en el país.
El reglamento determinará la forma de organización del sistema electrónico, el que deberá dejar constancia, a lo menos, del número y fecha de la apostilla, el nombre y calidad jurídica del signatario del documento público autenticado mediante este sistema, y la imagen de la apostilla emitida.
Artículo 10.- El reglamento, en observancia a las directrices entregadas por la Convención, determinará la forma y modalidad del otorgamiento de la apostilla electrónica, así como la obtención de copias del documento cuya autenticación sea emitida mediante este sistema.".
Tratado
Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros
(hecho el 5 de octubre de 1961)
Los Estados signatarios del presente Convenio,
Deseando suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros,
Han resuelto concluir un Convenio a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes:
Artículo 1
El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales;
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:
a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Artículo 2
Cada Estado contratante eximirá de legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.
Artículo 3
La única formalidad que pueda exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la Apostilla descrita en el artículo 4, expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento.
Artículo 4
La Apostilla prevista en el artículo 3, párrafo primero, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y deberá acomodarse al modelo anejo al presente Convenio.
Sin embargo, la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deberá mencionarse en lengua francesa.
Artículo 5
La Apostilla se expedirá a petición del signatario o de cualquier portador del documento.
Debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleve.
La firma, sello o timbre que figuren sobre la Apostilla quedarán exentos de toda certificación.
Artículo 6
Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo 3.
Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades.
Artículo 7
Cada una de las autoridades designadas conforme al artículo 6 deberá llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las Apostillas expedidas, indicando:
a) el número de orden y la fecha de la Apostilla,
b) el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre.
A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deberá comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.
Artículo 8
Cuando entre dos o más Estados contratantes exista un tratado, convenio o acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificación de una firma, sello o timbre a ciertas formalidades, el presente Convenio sólo anulará dichas disposiciones si tales formalidades son más rigurosas que las previstas en los artículos 3 y 4.
Artículo 9
Cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares procedan a legalizaciones, en los casos en que el presente Convenio prevea la exención de las mismas.
Artículo 10
El presente Convenio estará abierto a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
Será ratificado, y los instrumentos de ratificación se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Artículo 11
El presente Convenio entrará en vigor a los sesenta días del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el párrafo segundo del artículo 10.
El Convenio entrará en vigor, para cada Estado signatario que lo ratifique posteriormente, a los sesenta días del depósito de su instrumento de ratificación.
Artículo 12
Cualquier Estado al que no se refiera el artículo 10, podrá adherirse al presente Convenio, una vez entrado éste en vigor en virtud del artículo 11, párrafo primero. El instrumento de adhesión se depositará en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
La adhesión sólo surtirá efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan formulado objeción en los seis meses siguientes a la recepción de la notificación a que se refiere el artículo 15, letra d). Tal objeción será notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
El Convenio entrará en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objeción a la adhesión a los sesenta días del vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el párrafo precedente.
Artículo 13
Todo Estado podrá declarar, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, que el presente Convenio se extenderá a todos los territorios de cuyas relaciones internacionales esté encargado, o a uno o más de ellos. Esta declaración surtirá efecto en el momento de la entrada en vigor del Convenio para dicho Estado.
Posteriormente, cualquier extensión de esta naturaleza se notificará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que haya firmado y ratificado el Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que se haya adherido al Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 12.
Artículo 14
El presente Convenio tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al párrafo primero del artículo 11, incluso para los Estados que lo hayan ratificado o se hayan adherido posteriormente al mismo.
Salvo denuncia, el Convenio se renovará tácitamente cada cinco años.
La denuncia deberá notificarse al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco años.
Podrá limitarse a ciertos territorios a los que se aplique el Convenio.
La denuncia sólo tendrá efecto con respecto al Estado que la haya notificado. El Convenio permanecerá en vigor para los demás Estados contratantes.
Artículo 15
El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos notificará a los Estados a que se hace referencia en el artículo 10, así como a los Estados que se hayan adherido conforme al artículo 12:
a) las notificaciones a las que se refiere el artículo 6, párrafo segundo;
b) las firmas y ratificaciones previstas en el artículo 10;
c) la fecha en la que el presente Convenio entrará en vigor conforme a lo previsto en el artículo 11, párrafo primero;
d) las adhesiones y objeciones mencionadas en el artículo 12 y la fecha en la que las adhesiones hayan de tener efecto;
e) las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que tendrán efecto;
f) las denuncias reguladas en el párrafo tercero del artículo 14.
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman el presente Convenio.
Hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en francés e inglés, haciendo fe el texto francés en caso de divergencia entre ambos textos, en un solo ejemplar, que deberá depositarse en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del que se remitirá por vía diplomática una copia auténtica, a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y también a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.
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